Documentaliste
Des documentalistes parlent de leur métier
Sylvie Allard, documentaliste à la Documentation Française
Je travaille à La Documentation française, au SDI (Service des dossiers internationaux), je suis chargée d’études documentaires, et responsable des dossiers sur les questions politiques stratégiques internationales, coordinatrice du produit en ligne sur le site de la DF la Chronologie internationale et je participe à la production de dossiers d’actualité en ligne ainsi que de fiches concours pour le site de la formation en ligne de la DF.
En quoi vos responsabilités et vos activités ont-elles évolué depuis 5 ans ?
Je dirais que mes responsabilités et mes activités dans mon métier de documentaliste ont évolué mais depuis bien plus de 5 ans. L’informatisation de notre fonds documentaire en 1992, d’abord qui a fait que l’on s’est formé aux nouvelles technologies pour le choix d’un logiciel, etcc plus les tâches ensuite de catalogage, indexation, etc. L’arrivée d’internet ensuite bien sûr a marqué un tournant important dans notre métier. En ce qui nous concerne, dans mon service nous gérions uniquement des dossiers documentaires papier à classer, archiver, communiquer à des lecteurs et quand la Documentation française a ouvert son site web en 1999, nous avons eu la charge de faire des produits en ligne, notamment des dossiers d’actualité rédigés, structurés, une chronologie internationale, tout cela à tenir à jour quasi quotidiennement, donc nous sommes passés à une étape où il fallait mettre du contenu, pour des produits assimilables à des publications. D’autres produits nécessitent également une veille constante, comme un abécédaire et un annuaire d’organisations internationales, à la fois pour les liens que pour leur mise à jour, et nécessitent la maîtrise de nouveaux outils comme les éditeurs HTML, type Dreamweaver par exemple.
Quelles sont les compétences et les qualités qui vous paraissent les plus importantes pour l'exercice de votre métier ?
Les compétences et qualités, je dirai avoir une capacité d’adaptation, se tenir constamment au courant des nouvelles techniques, être rigoureux, organisé, pour faire face à des taches très diversifiées qui sont une caractéristique de notre métier. Edouard Schuler, documentaliste chez Carlin International (promo EBD 2002)
En préambule, voici une présentation rapide de Carlin International: c'est une société de service qui apporte à ses clients sa connaissance des tendances. Le conseil de Carlin se fait dans trois domaines: le style (conseil pour élaboration de collection, édition de cahiers de tendances), la communication (conseil auprès des clients pour leur présence sur les salons (mise en place de stands, de défilés, événements), relation publique), le marketing.
En quoi vos responsabilités et vos activités ont-elles évolué depuis 5 ans?
J'ai été embauché par Carlin international pour gérer le fond image. Il est rapidement apparu que Carlin avait besoin plus globalement d'une documentation et pas seulement d'une photothèque. J'ai alors recommandé et supervisé la mise en place d'un Intranet documentaire regroupant l'ensemble des ressources documentaires de Carlin (photothèque, catalogue de la bibliothèque, newsletters, étude sectorielles). J'ai ensuite développé d'autres éléments de la documentation: réorganisation de la bibliothèque, mise en place d'outils documentaires (revue de presse, catalogue des défilés).Actuellement, je m'occupe de la refonte de notre site Internet.
J'ai été embauché par Carlin international pour gérer le fond image. Il est rapidement apparu que Carlin avait besoin plus globalement d'une documentation et pas seulement d'une photothèque. J'ai alors recommandé et supervisé la mise en place d'un Intranet documentaire regroupant l'ensemble des ressources documentaires de Carlin (photothèque, catalogue de la bibliothèque, newsletters, étude sectorielles). J'ai ensuite développé d'autres éléments de la documentation: réorganisation de la bibliothèque, mise en place d'outils documentaires (revue de presse, catalogue des défilés).Actuellement, je m'occupe de la refonte de notre site Internet.
Quelles sont les compétences et les qualités qui vous paraissent les plus importantes pour l'exercice de votre métier?
La documentation est dans la plupart des cas un service interne aux entreprises; Il faut donc que le ou les documentalistes soient à l'écoute de leurs collaborateurs pour répondre le mieux possible à leurs demandes. Il faut aussi que le/les documentaliste(s) soit capable de proposer des solutions pour améliorer l'utilisation de l'information dans l'entreprise. En ce qui concerne l'idée d'être à l'écoute, cela apparaît évident lors de la mise en place d'outils documentaires: le documentaliste doit prendre le plus d'avis possible auprès de ces collaborateurs pour ensuite proposer une solution prenant en compte le mieux possible les différents avis exprimés.
Enfin, le documentaliste doit faire un effort de communication pour faire connaître les outils développés et la manière de les utiliser. Cet effort de communication implique aussi que le/les documentaliste(s) soient à l'écoute des collaborateurs de l'entreprise pour savoir comment faire évoluer les outils documentaires développés afin que ceux-ci conviennent toujours aux utilisateurs.
Le documentaliste n'a pas qu'un rôle passif, il doit aussi être force de proposition ; En effet, il a souvent une position transversale dans l'entreprise qui lui permet de travailler avec différentes personnes dans la même entreprise et donc différents métiers qui n'ont pas obligatoirement la même utilisation de la documentation; Cette vue transversale lui permet d'avoir une vision globale des métiers de l'entreprise et lui permet de proposer des solutions globales pour l'entreprise (par exemple, la mise en place de solutions de gestion des connaissances permettant à l'ensemble des collaborateurs d'avoir accès à des données. Cette logique de l'échange de données n'est pas obligatoirement un réflexe dans une entreprise, alors que cela peut s'avérer très utile et performant)
La documentation est dans la plupart des cas un service interne aux entreprises; Il faut donc que le ou les documentalistes soient à l'écoute de leurs collaborateurs pour répondre le mieux possible à leurs demandes. Il faut aussi que le/les documentaliste(s) soit capable de proposer des solutions pour améliorer l'utilisation de l'information dans l'entreprise. En ce qui concerne l'idée d'être à l'écoute, cela apparaît évident lors de la mise en place d'outils documentaires: le documentaliste doit prendre le plus d'avis possible auprès de ces collaborateurs pour ensuite proposer une solution prenant en compte le mieux possible les différents avis exprimés.
Enfin, le documentaliste doit faire un effort de communication pour faire connaître les outils développés et la manière de les utiliser. Cet effort de communication implique aussi que le/les documentaliste(s) soient à l'écoute des collaborateurs de l'entreprise pour savoir comment faire évoluer les outils documentaires développés afin que ceux-ci conviennent toujours aux utilisateurs.
Le documentaliste n'a pas qu'un rôle passif, il doit aussi être force de proposition ; En effet, il a souvent une position transversale dans l'entreprise qui lui permet de travailler avec différentes personnes dans la même entreprise et donc différents métiers qui n'ont pas obligatoirement la même utilisation de la documentation; Cette vue transversale lui permet d'avoir une vision globale des métiers de l'entreprise et lui permet de proposer des solutions globales pour l'entreprise (par exemple, la mise en place de solutions de gestion des connaissances permettant à l'ensemble des collaborateurs d'avoir accès à des données. Cette logique de l'échange de données n'est pas obligatoirement un réflexe dans une entreprise, alors que cela peut s'avérer très utile et performant)