Records Manager chez Orange Labs

Michel C

L’apport du records manager à une entreprise se situe dans la maîtrise des risques

Michel C définit le records management comme l’ensemble des activités permettant non seulement de conserver et d’archiver les documents, mais aussi de les créer et d’organiser leur cycle de vie. En ce sens, « records manager » pourrait tout simplement se traduire par « gestionnaire de documents ». L’archivage n’est donc qu’un aspect de ce métier. Michel C définit l’acte d’archiver comme le fait de « figer » le document, c’est-à-dire de le rendre non modifiable.

De façon assez inattendue, Michel C m’a déclaré que l’une des qualités essentielles pour exercer le métier de record manager était le sens de l’humour. Le records manager renvoie en effet souvent une image négative, un peu vieillotte auprès des employés et des prestataires. Pour réussir à dialoguer et à se faire écouter, Michel C estime qu’il faut savoir traiter les choses avec distance, les présenter sous un angle original et en ce sens, avoir de l’humour se révèle être une aide précieuse. Il pense également que la force de conviction et la curiosité sont des compétences nécessaires pour pratiquer ce métier.

 Records manager chez Orange Labs

Chez Orange Labs, il y a 2 000 projets en cours. Michel C est chargé de préparer des règles documentaires de travail pour chacun de ces projets : établir des référentiels de conservation, déterminer les documents qu’on va devoir archiver, trouver des solutions pour éviter de créer des documents qui ne seraient pas utiles.

Michel C est le seul records manager de l’entreprise. Il travaille au sein d’une équipe qui s’occupe du knowledge management. Cette entité knowledge management est rattachée au service informatique.

Michel C estime que l’apport du records manager à une entreprise se situe dans la maîtrise des risques, que ce soit au niveau juridique, fiscal , financier ou technologique.

En ce moment il doit s’occuper du déplacement de 11000 mètres linéaires de documents dans le cadre du déménagement d’une équipe de 6000 personnes. Il doit à la fois trouver des solutions pour transporter les documents papier sans les abîmer et définir les documents papier qu’il faudra détruire, soit parce qu’on peut les dématérialiser, soit parce qu’ils sont devenus inutiles. Il définit son rôle dans ce déménagement comme essentiel, expliquant que ce déménagement n’aurait pas pu être possible s’il n’avait pas supprimé les 9/10èmes des documents, car le déménagement de tous les documents aurait impliqué un effort démesuré. Sur les 11000 mètres linéaires de documents, il n’a donc numérisé et conservé que 1000 mètres linéaires. Michel C déclare ainsi que paradoxalement, l’archiviste est d’abord un grand destructeur de documents

Michel C travaille avec un outil de GED basé sur Documentum. Il s’agit d’une base de données dont les paramétrages sont complexes.

Le public pour lequel il travaille est composé de l’ensemble des ingénieurs d’Orange. Il s’agit donc uniquement d’un public interne.

Le budget qui lui est alloué dans le cadre de son activité comprend une part variable en fonction des projets dont il est chargé et une part fixe, qui représente 20 000 euros par an afin de payer les prestataires externes dont il a besoin.

Michel C a le statut de cadre. Il n’est pas payé au nombre d’heures travaillées mais en fonction de la réalisation des objectifs qu’on lui fixe chaque semestre. Ses horaires sont donc variables, d’autant plus que son rythme de travail dépend de la sollicitation des usagers. Il y a ainsi des périodes creuses et des périodes avec une activité très intense.
 

Evolutions du métier


Au cours de sa carrière, Michel C a dû faire face à trois changements majeurs qui ont bouleversé l’horizon professionnel des archivistes : l’informatisation (qui a entrainé le passage d’une documentation physique à une documentation dématérialisée) l’apport des normes, et l’internationalisation du métier (qui est lié à une internationalisation générale du monde du travail, en raison de la mondialisation).

Selon lui, d’ici dix ans, la problématique de record manager portera sur la création des documents, plus que sur leur conservation. En effet, auparavant on demandait aux archivistes de gérer des stocks. Maintenant, en raison de la place décroissante du document papier, il s’agit de réfléchir aux bonnes façons de créer les documents et de déterminer quels en seront les impacts et les conséquences pour le système d’information de l’entreprise. Il faut notamment définir la place des documents d’entreprise dans ce système d’information, et en fonction de cette place, déterminer la taille, le format et le support de diffusion et de conservation qu’auront ces documents. Dorénavant, les archivistes et les record managers seront ainsi appelés à orchestrer les bonnes pratiques de création de documents.