Lors du Café manager du 7 mars dernier, Laure Collignon, directrice de la documentation et des archives à la Cour des Comptes, est venue nous présenter son métier, son service et son rôle de manager, ainsi que sa vision de l’avenir de nos métiers.
Son parcours d’études débute à l’Ecole nationale des chartes et un diplôme d’archiviste-paléographe. Elle poursuit ses études à l’Ecole nationale des sciences de l’information et des bibliothèques (ENSSIB) dont elle sort conservatrice des bibliothèques.
Sa carrière commence en 1999 à la Bibliothèque nationale de France (BnF) comme adjointe au chef du service Reproduction[1], puis cheffe du service Technique (photographie et numérisation, reliure, conservation, restauration, conditionnement, montage des expositions).
En 2006, elle entre au ministère de la Culture en tant que rédactrice, puis cheffe du bureau des bibliothèques territoriales et enfin cheffe du département de la lecture.
En 2011, elle devient responsable du service archives, bibliothèque et documentation du Musée national Picasso – Paris.
En 2016, elle quitte le domaine de la culture et part diriger la bibliothèque de l’Institut national de la statistique et des études économiques (INSEE). Enfin, en 2021, elle rejoint la Cour des Comptes comme directrice de la documentation et des archives
Dans l’ensemble de ses postes, Laure Collignon a essayé de mêler compétences métiers et encadrement d’équipes.
Ce qu’elle aime dans son poste
- Se cultiver et découvrir les missions et le patrimoine de la Cour des Comptes
- La transversalité des métiers de l’archive, l’information et de la documentation induite par l’évolution des domaines
- Le volet “Ressources humaines” et le côté humain lié à la fonction d’encadrante
Ce qu’elle aime moins
- Un turn-over très important dans les Juridictions financières qui nécessite de devoir réexpliquer les missions, les services, les outils de la documentation et des archives à une fréquence plus élevée que partout ailleurs.
Un conseil de sa part
Ne pas hésiter à varier ses expériences professionnelles. Ne pas être effrayé de changer de structures, de secteurs et de fonctions. Cela permet de rencontrer une grande variété de personnes passionnantes et d’évoluer dans sa réflexion sur son métier.
2. La Direction de la documentation et des archives de la Cour des Comptes
La Cour des Comptes
La Cour des Comptes est une institution dont le rôle principal est de s’assurer du bon emploi de l’argent public en contrôlant les organismes qui en reçoivent, et d’en informer les citoyens.
La Cour des Comptes certifie également les comptes de l’Etat et de la Sécurité Sociale et évalue les politiques publiques.
Sa mission est inscrite dans la Constitution, et tire son origine de l’article 15 de la Déclaration des Droits de l’Homme et du citoyen :
« La société a le droit de demander compte à tout agent public de son administration ».
La Cour des Comptes, fondée par Napoléon en 1807 est située à Paris, rue Cambon ; depuis 1983. 19 Chambres Régionales et Territoriales des Comptes sont chargées de contrôler la bonne gestion des comptes des collectivités territoriales[2] .
L’une et les autres constituent ce que l’on appelle les Juridictions financières (« JF » ), soit 1800 personnes (magistrats et personnels administratifs).
La Direction de la documentation et des archives
Les missions et activités
Le service a pour mission d’accompagner les personnels de contrôle dans la rédaction de leur rapport en mettant à disposition une information fiable et pérenne. Ses missions sont définies par un arrêté interne du Premier Président portant organisation de la Cour des comptes et de ses travaux.
- Mise à disposition des bases de données documentaires pour les juridictions financières ;
- Assistance des personnels de contrôle dans la recherche d’information et la veille documentaire ;
- Collecte, organisation et exploitation des archives, en lien avec le service du greffe de la Cour ;
- Animation du réseau des documentalistes des chambres régionales et territoriales des comptes.
Le service se compose de 25 agents, documentalistes, de veilleurs, et d’archivistes.
Il existe aussi des documentalistes au sein des chambres régionales et territoriales (1 à 4 par chambre, une trentaine au total mais la majorité n’occupe pas les fonctions de documentalistes à temps plein).
Une feuille de route triennale de la Direction fixent des objectifs autour de 3 axes a été établie en 2023 :
- Capitaliser les connaissances existantes, d’où entre autres un projet de Gestion documentaire ;
- Développer le rôle charnière du service dans la diffusion des connaissances, avec des formations et le déploiement d’outils (Exemple : Plume Exploration, qui est un méta-moteur de recherche) ;
- Valoriser ces connaissances.
- En interne : actions de communication (session des nouveaux arrivants deux fois par an, avec présentation du service, formation aux outils, permanences bimensuelles en salle de lecture d’un bibliothécaire, publication mensuelle dans un document interne, brèves sur l’intranet) ;
- En externe : développer les partenariats institutionnels (BnF, Archives nationales etc.) et travailler à la mise en valeur des ressources de la Cour sur Gallica par exemple, approfondir les échanges avec le conseil d’Etat les services du Premier Ministre, et le ministère de la Culture notamment.
Le public
Le public du service est majoritairement composé des magistrats. En fonction de leurs habitudes de travail et de leurs formations, certains magistrats se rendent en salle de lecture, alors que d’autres préfèrent utiliser les services en ligne du service de documentation.
Les logiciels
S’agissant d’une administration, les outils privilégiés sont en principe ceux du libre, mais une certaine souplesse dans le choix des outils est accordée.
- SIGB Flora (Nom interne : Doc JF) pour le catalogue de la bibliothèque, utilisé depuis 15 ans,
- ArchivesJF pour le dépôt des archives numériques. L’outil permet de verser les archives vers le tiers archiveur (CINES), qui déverse ensuite aux Archives Nationales,
- Une GED (Alfresco) est en cours de déploiement.
- Un méta-moteur de recherche (Plume Exploration), basé sur Elastic Search, permet de rechercher dans plusieurs bases de données, dont Flora, mais aussi des outils utilisés par les greffes,
- KB Suites pour la veille (plateforme de veille collaborative VeillesJF),
- SESAM, l’intranet documentaire commun à toute la Cour des Comptes (Drupal). On y trouve les ressources documentaires : abonnements presse, catalogue des formations, et différents outils numériques.
Les partenaires (liste non exhaustive)
- La BnF (numérisations dans Gallica et mention du fonds historique dans le CCFr).
- Le Conseil d’Etat,
- Les services du Premier Ministre,
- Le Ministère de la Culture
- Sudoc
- Réseau Mirabel
- Institut national du patrimoine
- Les Archives nationales et le Service interministériel des Archives de France.
3. La posture de manager
Au sein de la direction, il y a plusieurs situations dans son organisation du travail : Laure Collignon initie des projets et assure une mission de coordination, avec son adjointe et les chefs de pôle. A titre d’exemple, citons une réflexion en cours sur l’offre de services de la direction, à interroger, remettre à plat et développer pour laquelle Laure Collignon a demandé à chaque pôle de lui remonter des propositions et de se projeter vers 2030.
Le plus :
Laure Collignon essaye d’associer des experts de son équipe à des demandes qu’on lui fait, pour mettre en valeur leurs compétences,
S’il peut bien sûr y avoir des imprévus, les pics d’activités de l’institution sont liés au rythme de travail, ils ont lieu en janvier, et mars lors de la remise du rapport d’activité de la Cour des Comptes au président de la République, et en septembre avec la journée du Patrimoine.
Le moins :
Le challenge (nécessaire dans le contexte actuel du budget de l’Etat) de devoir assurer un service de qualité identique, avec une offre de ressources documentaires maintenue, sans augmentation de budget et alors que le paysage éditorial est en pleine restructuration.
Enfin, sur les complexités rencontrées : la gestion des ressources humaines, qui sont un domaine passionnant mais qui par nature est sensible.
4. Evolution du métier / Prospective
- Transversalité de plus en plus évidente entre la matière archives, bibliothèque et la partie documentation.
- Evolution des pratiques, les usagers utilisent les ressources autrement, évolution des supports, à nous de nous réinventer pour faire vivre nos ressources et nos espaces.
- Dématérialisation des ressources mais aussi des productions de la Cour et des JF.
- Place de l’Intelligence Artificielle, qui peut inquiéter les équipes : à nous de nous en emparer pour être proactif, et maîtriser l’IA sans être maitrisée par elle.
Défis auxquels le service est confronté :
- Entrer ensemble dans l’IA
- Mettre à jour le référentiel des métiers de la documentation dans les JF (1ere édition 2014), dans la foulée de la mise à jour du référentiel des métiers ADBS. Ce projet s’inscrit dans une réflexion d’ensemble sur tous les métiers des JF.
- Poursuivre le travail initié de positionnement de l’expertise des archivistes et des documentalistes et travailler à leur meilleure connaissance au sein des JF.
- Reposer la question de l’aménagement des espaces qui donnent un accès aux livres (salle de lecture, galerie, cercle Moinot), ouvrir les usages de ces espaces (actions de médiation, de valorisation, etc.).
- Autrices : Alice Rigor, Léa Bensimon, Xury Gaye, Molida Meach, Astou Ndoye
- Promo 2024 Manager de l’information numérique
[1] Devenu un département depuis.
[2] https://www.ccomptes.fr/fr/cour-des-comptes/nous-decouvrir Consulté le 28/04/2024
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