Les cafés manager

Lors du Café manager du 18 janvier dernier, Vanadis Feuille, responsable documentation et archives sonores chez RFI, est venue nous présenter son métier, son service et son rôle de manager, ainsi que sa vision de l’avenir de nos métiers.

Titulaire d’une licence d’Histoire (Université Paris Cité) avec spécialité histoire de l’Afrique subsaharienne, elle devient gérante d’un vidéo club pendant 3 ans. À 28 ans, elle reprend des études à l’IRTD (Institut Régional des Techniques Documentaires) à Rouen en spécialité documentation d’entreprise (formation à distance, via le CNED).

Après cette formation de 3 ans, elle effectue son stage de fin d’études à RFI, basé à Issy-les-Moulineaux, au service de la Documentation Écrite. Après plusieurs CDD, elle est embauchée en CDI.

Ce qu’elle aime dans son métier :

• Pouvoir se cultiver sans cesse, être passeur d’information, avec l’idée de contribuer à l’élaboration de l’Histoire,
• Archiver les actualités, car cela permet de les lier à l’histoire, sa première passion,
• Fournir de l’information aux journalistes sans être dans la lumière,
• Faire des recherches.

Ce qu’elle aime moins :

• Le côté répétitif de l’indexation et de l’archivage,
• Le côté solitaire et minutieux.

Son conseil :

Ne pas hésiter à envoyer des candidatures spontanées aux entreprises dans lesquelles nous aimerions travailler. Souvent, certaines candidatures ne sont pas publiées, elles sont pourvues en interne ou via les contacts.

De plus, elle nous conseille de montrer notre intérêt pour l’entreprise car beaucoup de candidats ne le font pas et cela permet de se démarquer des autres.

Le service Documentation et Archives sonores de RFI

Ce service comprend 10 employés qui sont documentalistes, recherchistes et archivistes. Ils possèdent une bibliothèque. Ils sont l’un des derniers services de documentation de presse.

Leurs missions principales :

• Fournir de l’information vérifiée aux utilisateurs de RFI,
• Archiver le patrimoine de RFI (ils n’archivent que certaines émissions).

Ces missions se concrétisent autour d’activités :

• Lecture des périodiques,
• Alimenter une base de données d’articles de presse,
• Répondre aux demandes d’information des journalistes,
• Réaliser des sélections d’articles.

Tous ces services ont une utilité en amont, pour la réalisation des émissions.

Le service des Archives sonores intervient également en aval des émissions par sa mission d’archiver une partie des émissions.

Les services qu’ils proposent :

• Des revues de presses / sélections d’articles de presse,
• Des questions/réponses,
• Des produits documentaires (sélections d’articles et de sons),
• Des nécrologies,
• Des rétrospectives de fin d’année,
• Des préparations de dossiers pour les journalistes qui partent en mission,
• Des biographies pour préparer la venue d’intervenants.

Qui sollicite leurs services ?

Ces services ne s’adressent qu’au personnel de RFI, pas aux auditeurs. Le personnel est constitué de journalistes, du service communication, du service stratégie, et enfin de la Direction générale. Leur service étant très sollicité, ils doivent prioriser les demandes.

Les recherches ou demandes des journalistes seront toujours prioritaires par rapport à l’archivage. A la fin des années 2000, la mission d’archivage représentait 80% du travail et la recherche 20%. Aujourd’hui, la priorité est la recherche afin de répondre aux besoins des utilisateurs, et représente 80% du travail. Savoir faire des recherches est donc un critère principal de recrutement.

Leurs logiciels :

• QWAM : outil pour la documentation écrite,
• Un MAM (Media Asset Management), édité par la société Dalet.

Le fonds d’archives sonores est leur patrimoine, l’outil est chez eux, et ils font des versements réguliers à l’INA.

Leurs partenariats :

RFI a une convention avec l’INA car les archives de RFI relèvent du domaine public. Au bout d’un an, RFI verse ses archives à l’INA. En revanche, RFI a conservé sa sonothèque. Cette convention ne coûte rien à RFI car elle et son équipe entrent en amont les métadonnées des archives qu’ils doivent verser à l’INA. Cela leur permet ainsi de justifier l’intérêt de leur service et son existence.

Son rôle de responsable :

Vanadis Feuille appartient à un groupe de responsables de l’audiovisuel français (avec Radio France, France Télévisions, Arte…), ce qui leur permet d’échanger sur leurs pratiques ou leurs difficultés.

En tant que responsable du service, elle doit prioriser les recherches. Avant d’être la responsable, elle a occupé tous les différents postes du service, ce qui lui donne une légitimité supplémentaire à son poste de responsable. Connaître les journalistes est également une aide pour une responsable, car elle n’est plus impressionnée envers eux pour comprendre leurs demandes de recherches.

La posture de manager 

La posture de manager est difficile, surtout dans la gestion des conflits au sein de l’équipe. Étant donné qu’il s’agit d’une toute petite équipe, les tensions peuvent se propager très vite. Dans son expérience, les conflits résultent souvent d’une imprécision des périmètres de chacun. Son conseil est donc de bien définir le périmètre des missions de chacun dans l’équipe.

Il faut être conscient qu’être manager est une charge mentale importante. Outre les problèmes de gestion de RH et les gros enjeux qu’il peut y avoir avec la direction, il faut sans cesse défendre son service et ses intérêts. Quand elle a dû acquérir certains outils nécessaires à la poursuite de leurs missions, Vanadis Feuille a dû longtemps négocier auprès des différents responsables et démontrer sans cesse l’utilité d’une telle acquisition.

L’avenir avec l’intelligence artificielle

L’intelligence artificielle est utile, mais actuellement, c’est encore peu le cas dans nos métiers :

• Concernant l’indexation, cela extrait des termes trop génériques (par exemple : France, politique…). Le risque est de créer du bruit, et nous ne pourrons plus rien retrouver ensuite. Vanadis Feuille est donc sceptique concernant l’utilisation de l’IA pour l’archivage.
• Concernant l’audio transcription d’émissions, afin d’éviter d’avoir à écouter toute l’émission, ce point est discutable. Il n’est pas utile de tout transcrire, car cela crée des paragraphes importants de texte de 18-20 pages pour une émission de 40 minutes. Associé à de la recherche plein texte, cela génère beaucoup de bruit.

Notre valeur ajoutée par rapport à l’IA, c’est la sélection. Il est fort probable que des emplois ou des tâches documentaires disparaîtront à cause de l’IA, mais aucune machine ne pourra remplacer la capacité humaine à sélectionner.